Vedenie účtovníctva je ako riadenie lietadla – všetko musí byť presné a v súlade s pravidlami, inak môže prísť tvrdé pristátie. A ak sú súčasťou toho letu aj nové dane a zmenené sadzby, situácia sa môže zmeniť na divokú turbulenciu. Aby sa preto z nej nestala účtovná katastrofa, je dôležité vedieť, ako sa na tieto zmeny pripraviť.
Čo teda robiť, aby vám nové dane a sadzby nerobili problémy v účtovnom systéme? Odpoveď nie je zložitá – správne plánovanie, aktualizácie softvéru a vzdelávanie sú kľúčom.
Udržujte softvér aktuálny
Účtovné softvéry sú dnes ako vaši digitálni spolupracovníci – bez nich by ste pravdepodobne stôl zaplavili papiermi, tlačiareň dôležitými tonermi a hlavu chaotickými číslami. Avšak, podobne ako kolegovia, aj softvér potrebuje pravidelnú „kávičku“, teda aktualizácie. Pri zmenách daňových sadzieb sa často stáva, že softvér, ktorý ešte nebol aktualizovaný, nepracuje s novými pravidlami správne. Upgrade systému zvyšuje presnosť účtovania o viac ako 25 %.
Tým, že zabezpečíte pravidelnú aktualizáciu účtovného systému, minimalizujete riziko chýb pri výpočtoch nových sadzieb či kompletnom spracovaní miezd. Veľa moderných účtovných softvérov už obsahuje funkciu automatickej aktualizácie, čo vám ušetrí starosti. Ak však používate staršie modely, nezabudnite, že manuálne obnovenia sú nevyhnutné.
Pripravte sa vopred
Podnikatelia a účtovníci, ktorí sa dozvedajú o nových daňových sadzbách až vtedy, keď už musia byť implementované, majú tendenciu naraziť na problémy. Práve preto je nutné mať prehľad o legislatívnych zmenách ešte skôr, ako vstúpia do platnosti. Nečakajte, až vás nové dane „prekvapia“ uprostred roka, keď je rozpočtová sezóna v plnom prúde.
Len firmy, ktoré implementujú daňové zmeny aspoň tri mesiace vopred, majú o 15 % nižšiu chybovosť v účtovníctve. Sledujte preto legislatívne novinky, či už cez účtovné semináre, webináre alebo členstvo v odborných organizáciách a vedenie správneho účtovníctva bude bezproblémové.
Vzdelávajte zamestnancov
Ľudia, ktorí pracujú s účtovným systémom, sú rovnako dôležití ako samotný softvér. Preto, ak sa menia daňové predpisy, musia byť o tom informovaní aj vaši zamestnanci. Vzdelávanie v tejto oblasti je nevyhnutné. Ak vaša účtovníčka nevie o novej sadzbe DPH, ani ten najlepší softvér to za ňu nevyrieši. Zamestnanci, ktorí prejdú pravidelným školením na daňové zmeny, majú až o 40 % menej chýb v zadaných údajoch.
Aj keď sa to môže zdať ako ďalšia povinnosť navyše, investícia do vzdelávania má teda dlhodobý efekt. Zníženie chybovosti, lepšia efektivita a menej reklamácií zo strany klientov môžu navyše výrazne zlepšiť fungovanie celej firmy.
Testujte a kontrolujte
Keď už sa softvér aktualizoval, zamestnanci prešli školením a nová sadzba vstúpila do platnosti, je čas na testovanie. Vytvorte testovacie faktúry, daňové priznania a iné dokumenty s novými sadzbami a skontrolujte, či systém pracuje správne. Pomôže vám to identifikovať prípadné chyby alebo nesprávne nastavenia ešte predtým, než dôjde k reálnym problémom.
Testovanie pred zavedením nových daňových pravidiel znižuje riziko chýb až o 30 %. Ide zároveň o efektívny spôsob, ako sa vyhnúť nepríjemným prekvapeniam v podobe nesprávnych daňových priznaní alebo pokút za zle vypočítané dane.
Ak teda nechcete, aby vám nové daňové sadzby spôsobili problémy, riaďte sa týmito krokmi a prípadná účtovná turbulencia sa razom zmení na hladký let.